Legalisasi dokumen negara adalah proses yang sangat penting dalam hukum administrasi negara. Legalisasi bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dan pengakuan terhadap dokumen yang diterbitkan oleh instansi pemerintahan atau lembaga lain. Dalam Pasal 1 ayat (12) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (“UU Administrasi Pemerintahan”) dijelaskan bahwa legalisasi adalah pernyataan Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan mengenai keabsahan suatu salinan surat atau dokumen Administrasi Pemerintahan yang dinyatakan sesuai dengan aslinya.
Maksud dari legalisasi dokumen adalah pembuktian bahwa dokumen yang dibuat oleh para pihak memang benar ditandatangani oleh para pihak dan proses tersebut disaksikan oleh Pejabat Pemerintahan. Legalisasi dokumen merupakan langkah penting untuk memastikan keabsahan dan keotentikan dokumen yang diterbitkan oleh instansi pemerintah. Proses legalisasi pada umumnya dilakukan melalui beberapa tahapan yang melibatkan pemeriksaan dokumen oleh pejabat yang berwenang.
Secara rinci, dalam Pasal 73 UU Administrasi Pemerintahan telah mengatur mengenai legalisasi dokumen. Disebutkan dalam Pasal 73 ayat (1) UU Administrasi Pemerintahan bahwa Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang menetapkan keputusan berwenang untuk melegalisir salinan/fotokopi dokumen Keputusan yang ditetapkan. Legalisasi salinan/fotokopi dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan lain yang diberikan wewenang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan atau pengabsahan oleh notaris. Legalisasi Keputusan tidak dapat dilakukan jika terdapat keraguan terhadap keaslian isinya.
Selanjutnya dalam Pasal 73 ayat (4) UU Administrasi Pemerintahan juga diatur terkait tanda legalisasi atau pengesahan yang harus memuat:
- Pernyataan kesesuaian antara dokumen asli dan salinan/fotokopinya; dan
- Tanggal, tanda tangan pejabat yang mengesahkan, dan cap stempel institusi atau secara notarial.
Baca juga: Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Prosedur legalisasi dokumen tak hanya penting untuk kepentingan hukum di dalam negeri, namun juga berpengaruh pada pengakuan dokumen di tingkat internasional. Dalam konteks internasional, legalisasi dokumen merupakan hal penting, sebab dokumen yang dilegalisasi instansi pemerintah Indonesia akan diakui oleh negara lain, sehingga mempermudah proses bisnis, pendidikan, dan berbagai kegiatan lain yang memerlukan bukti legal.
Dalam Pasal 4 ayat (1) Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 tentang Tata Cara Legalisasi Dokumen Pada Kementerian Luar Negeri (“Permenlu 14/2022”) disebutkan bahwa legalisasi dilakukan terhadap beberapa dokumen, di antaranya:
- Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia;
- Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia;
- Dokumen yang diterbitkan oleh Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia; atau
- Dokumen yang diterbitkan oleh Perwakilan Negara Asing yang berkedudukan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia.
Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap:
- Dokumen yang diterbitkan di luar wilayah Indonesia dan akan digunakan di wilayah Indonesia yang telah dilekatkan sertifikat yang diterbitkan oleh otoritas kompeten sebagaimana dimaksud dalam Konvensi Penghapusan Persyaratan terhadap Dokumen Publik Asing; atau
- Dokumen Publik yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan digunakan di luar wilayah Indonesia sebagaimana ditetapkan oleh menteri pada kementerian yang ditunjuk sebagai otoritas kompeten Indonesia untuk penerapan konvensi sebagaimana dimaksud pada huruf (a).
Baca juga: Pengelolaan Anggaran Publik yang Efektif Kunci Indonesia Emas 2045
Secara umum, legalisasi dokumen Indonesia untuk keperluan di luar negeri harus melalui tiga tahapan utama, yaitu (1) pengesahan dokumen oleh Direktorat Perdata Ditjen Administrasi Umum (AHU) Kemenkumham, (2) pengesahan ke Kementerian Luar Negeri, dan (3) pengesahan ke Kedutaan Besar negara yang dituju.
Namun, Indonesia telah meratifikasi Konvensi Apostille 5 Oktober 1961 pada tanggal 5 Oktober 2021 melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing) (“Perpres 2/2021”).
Melalui peraturan tersebut dapat diharapkan mampu membawa manfaat bagi pemerintah Indonesia dalam melakukan penyederhanaan proses legalisasi dokumen luar negeri, yakni melalui layanan Apostille. Dilansir dari laman Kementerian Hukum dan HAM RI, disebutkan bahwa Apostille merupakan layanan legalisasi dokumen publik untuk digunakan di negara asing tanpa harus melalui proses legalisasi yang panjang dan rumit. Kementerian Hukum dan HAM sebagai Competent Authority akan menerbitkan tanda legalisasi berupa sertifikat Apostille tunggal.
Sertifikat Apostille ialah legalisasi dokumen yang memuat tanda tangan pejabat dan segel resmi untuk mengakui keaslian dan keabsahan dokumen. Dengan sertifikat Apostille tersebut, proses legalisasi lintas negara akan menjadi lebih sederhana.
Baca juga: Inovasi dalam Administrasi Publik
Daftar Hukum:
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (“UU Administrasi Pemerintahan”).
- Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 tentang Tata Cara Legalisasi Dokumen Pada Kementerian Luar Negeri (“Permenlu 14/2022”).
- Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing) (“Perpres 2/2021”).
Referensi:
- Apostille. Kantor Wilayah Kemenkumham RI Provinsi DKI Jakarta. (Diakses pada 4 November 2024 pukul 11.25 WIB).