Indonesia telah memasuki era industri generasi keempat (Industri 4.0). Industri 4.0 merujuk pada fase baru dalam revolusi industri yang berfokus pada interkonektivitas, otomatisasi, pembelajaran mesin (machine learning) dan data yang dapat diakses secara langsung (real-time data).
Industri 4.0 memiliki memiliki potensi luar biasa dalam mengubah berbagai industri, termasuk industri di bidang hukum. Perubahan besar dalam industri 4.0 adalah kekuatan sinergi dari aspek fisik, digital, dan biologi.
Oleh karena itu, SIP Law Firm berupaya melakukan optimalisasi informasi dengan sistem berkelanjutan dalam era industri 4.0 ini agar tetap menjadi firma hukum yang unggul. Salah satu langkah optimaliasi informasi yang dilakukan SIP Law Firm adalah dengan penggunaan Internet of Things.
Dokumentasi dan Pengarsipan
Dokumen dan informasi merupakan aspek penting dalam menunjang kinerja firma hukum. Sebagai firma hukum, SIP Law Firm menghasilkan banyak dokumen setiap harinya, baik dalam bentuk produk hukum ataupun dokumen manajemen. Dokumen yang dihasilkan akan menumpuk, tidak terawat, hingga rusak apabila tidak dilakukan penanganan yang tepat.
Begitu pula dengan informasi. Informasi yang sudah dihimpun akan hilang apabila tidak dikelola dengan tepat .Informasi yang dikelola secara sistematis dan dokumen yang terarsip dengan rapi akan membantu proses bisnis secara efektif, terutama dalam mempersingkat waktu pencarian.
Proses penting dalam penyimpanan dokumen dan informasi yang terstruktur adalah dengan cara menyimpannya sesuai dengan kategori yang telah ditentukan.
Dokumen dan informasi yang sudah digunakan dalam SIP Law Firm setelah batas waktu tertentu akan dijadikan arsip. SIP Law Firm telah melakukan dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continuum).
Konsep life cycle mencakup proses-proses penciptaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Pendekatan records continuum di SIP Law Firm difokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan.
Kebijakan mengenai arsip di SIP Law Firm disesuaikan dengan struktur organisasi, kebutuhan informasi, dan peraturan yang berlaku. Kedua konsep ini disinergikan agar arsip yang berada dalam perusahaan dapat digunakan secara efektif, namun tidak menumpuk seiring waktu.
Oleh karenanya, SIP Law Firm secara ketat melakukan pemantauan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berfungsi sebagai penanda usia penyimpanan dokumen.
Arsip sebagai sumber pengetahuan dapat bermanfaat untuk mendukung tantangan bisnis masa depan. Tak hanya dapat memberikan referensi kepada advokat pada bidang hukum sejenis, arsip juga merupakan dokumen penting yang merekam perubahan aturan dan kebijakan internal organisasi.
Pengelolaan arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan dapat terjadi lintas dimensi. Di era industri 4.0, sinergi antara arsip dan teknologi sangat diperlukan untuk menunjang kebutuhan bisnis. Sinergi antara arsip dan teknologi ini diharapkan membuat arsip yang ada pada SIP Law Firm tidak hanya memiliki fungsi ebagai bukti transaksi, namun juga dapat menjadi sumber informasi di masa depan.
Sistem Jaringan, Database dan Keamanan Data
SIP Law Firm telah mengembangkan sistem jaringan elektronik yang saling terkait sehingga mampu melakukan transfer data dengan mudah. Jaringan ini menghimpun sistem kepegawaian, keamanan, data pekerjaan, hingga informasi penunjang jasa di SIP Law Firm.
Informasi penunjang jasa yang dimaksud antara lain seperti arsip perkara, regulasi di Indonesia, hingga buku referensi yang sudah dihimpun perpustakaan SIP Law Frm.
Perpustakaan SIP Law Firm memiliki database informasi berupa Online Public Access Catalogue (OPAC) yang dapat diakses pengguna melalui gawai milik pribadi di mana saja dan kapan saja yang kemudian proses peminjamannya dibantu secara sistematis, sehingga pengguna tidak perlu mencari koleksi referensi secara langsung ke perpustakaan.
OPAC ini telah memuat sebanyak 1.672 koleksi perpustakaan di berbagai bidang keilmuan. Keberadaan OPAC pada perpustakaan SIP Law Firm sangat membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan sumber referensi secara tepat dengan mandiri.
SIP Law Firm percaya bahwa keamanan data juga merupakan prioritas, sehingga dalam pembuatan dokumen hingga penyimpanan dan pemusnahannya diterapkan peraturan internal yang berlaku. Karenanya, arsip di SIP Law Firm telah terintegrasi dengan jaringan elektronik melalui aplikasi Arteri. Berbeda dengan OPAC yang memungkinkan perpustakaan yang dapat diakses untuk umum, aplikasi Arteri SIP Law Firm memiliki sistem tertutup untuk menjamin kerahasiaan dokumen.
Tak hanya koleksi referensi di perpustakaan dan arsip pekerjaan, SIP Law Firm juga memperhatikan database regulasi yang merupakan salah satu sumber referensi dalam pekerjaan sehari-hari. SIP Law Firm menghimpun peraturan Pemerintah, Kementerian dan Lembaga Pemerintah pada situs regulasip.id yang dapat diakses secara umum. Regulasi ini dibagi menjadi Peraturan Pusat, Peraturan Kementerian, Peraturan Lembaga Pemerintah Non Kementerian, dan Peraturan Daerah.
Buku perpustakaan, arsip, hingga database regulasi yang telah disusun dan dikelola dengan sedemikian rupa ini diharapkan dapat membantu proses bisnis di SIP Law Firm. Produk hukum hingga peraturan internal di SIP Law Firm merupakan bukti dari optimalisasi informasi yang berada dalam SIP Law Firm telah berjalan dengan baik.
Optimalisasi Informasi dan Pengembangan SDM
Sistem jaringan ini juga berkolaborasi dengan program pengembangan SDM sehingga semua informasi akan terkategorisasi dan tersusun dengan baik serta menjadi pengetahuan yang dapat meningkatkan kualitas SDM di SIP Law Firm.
Contoh dari optimalisasi informasi untuk peningkatan SDM di SIP Law Firm adalah Sharing Session. Perpustakaan SIP Law Firm memiliki koleksi buku subyek hukum maupun non hukum yang digunakan sebagai referensi advokat maupun karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.
Melalui program Pengembangan Karir Profesional, sumber referensi tersebut kemudian dipresentasikan dalam Sharing Session agar pengetahuan yang berada di dalamnya terinformasikan secara merata dalam internal SIP Law Firm. Proses dari penghimpunan koleksi referensi hingga dijadikan materi dalam Sharing Session ini melalui proses sinergi dengan bagian Informasi dan Teknolog.
Author / Contributor:
 | Anggun Astuti, S.Hum Knowledge Management Officer Contact: Mail : anggun@siplawfirm.id Phone : +62-21 799 7973 / +62-21 799 7975 |