Sekretaris profesional tidak hanya memiliki tanggung jawab membantu pimpinan saja. Di era saat ini tugas seorang sekretaris perusahaan dituntut harus mampu mengembang tugas operasional, manajerial, serta membantu kelancaran kegiatan organisasi secara keseluruhan. Tugas tersebut meliputi menata organisasi perusahaan, manajemen waktu, komunikasi, kepegawaian, ketatausahaan, dan lainnya.
Banyaknya tugas dan tanggung jawab sekretaris membuat dirinya harus mampu tampil secara cekatan dan mampu memanfaatkan waktu secara efektif agar seluruh pekerjaan dapat selesai dengan baik, cepat, dan tepat.
Namun dalam mengerjakan tugasnya terkadang seorang sekretaris kerap menjumpai kendala seperti terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu (deadline) yang hampir bersamaan, sehingga terkesan waktu jam kerja delapan jam sehari dirasa kurang untuk menyelesaikan tugas yang diembannya. Hal inilah yang menyebabkan seorang sekretaris harus dapat mengatur waktu dengan baik.
Menerapkan manajemen waktu akan sangat penting dalam mengelola dan melatih kesadaran diri terhadap waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Apabila hal ini bisa diterapkan, tentunya akan berdampak terhadap peningkatan produktivitas kerja.
Manajemen waktu adalah sebuah keterampilan yang berhubungan dengan berbagai upaya dan tindakan terencana agar seseorang dapat memanfaatkan waktunya sebaik mungkin. Begitu juga dengan sekretaris yang harus dapat memanfaatkan setiap bagian waktunya dalam menyelesaikan aktivitas pekerjaannya sesuai target yang telah ditentukan. Oleh karena itu manajemen waktu menjadi bagian dari sumber daya yang bersifat unik dan harus dikelola secara efektif serta efisien sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.
Adapun langkah-langkah kerja yang dapat dilakukan sekretaris dalam memanfaatkan waktu dengan baik, antara lain;
- Membuat skala prioritas tentang pekerjaan yang mendesak untuk segera diselesaikan, diikuti dengan pekerjaan lain yang kurang mendesak, seperti yang terlihat dalam diagram matriks dibawah ini:
Tugas-tugas dibagi menjadi:
- Tugas penting & mendesak: merupakan tugas yang harus diutamakan dan harus diselesaikan terlebih dahulu.
- Tugas penting & tidak mendesak: tugas ini penting, namun tidak mendesak. Kita dapat menjadwalkan ulang untuk mengerjakan tugas ini setelah tugas penting & mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, upayakan agar kita jangan menunda pekerjaan tersebut agar terhindar dari menumpuk pekerjaan.
- Tugas tidak penting & mendesak: meskipun sifatnya tidak penting, namun tugas ini mendesak. Anda dapat meminta tolong atau mendelegasikan rekan kerja untuk menyelesaikannya.
- Tugas tidak penting & tidak mendesak: hapus tugas ini dari to-do list karena sifatnya tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.
- Manajemen waktu yang baik bukan berarti melakukan banyak pekerjaan, melainkan berfokus pada tugas yang tepat dan membuat perbedaan.
- Memiliki komitmen tinggi untuk tidak mengulur waktu. Kerjakan sesuai jadwal dan waktu yang sudah ditentukan. Anda bisa menundanya jika memang ada urusan lain yang lebih penting.
- Tentukan deadline yang realistis untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga sebelumnya.
- Hindari hal-hal yang berpotensi dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, serta merusak jadwal kegiatan yang telah disusun dengan baik.
- Jangan segan untuk mengatakan tidak, jika memang tidak sanggup mengerjakannya.
- Melakukan analisa setelah seharian menjalankan aktivitas dan berusaha konsisten dengan jadwal yang sudah dibuat. Hal ini bertujuan agar di hari berikutnya dapat menjalankan jadwal yang telah disusun lebih baik lagi.
Mencermati tugas-tugas sekretaris yang cukup kompleks, maka manajemen waktu yang baik sangat dibutuhkan dalam mengemban profesinya. Manfaat manajemen waktu bagi seorang sekretaris dalam menjalankan tugas-tugasnya antara lain;
- Membantu sekretaris mengatasi masalah pekerjaan yang dihadapi dalam waktu yang singkat;
- Sekretaris dapat berpikir lebih kreatif dan optimal karena bisa merubah kebiasaan yang suka menunda;
- Sekretaris dapat meningkatkan rasa kepercayaan yang diberikan oleh pimpinan;
- Dapat mengurangi stres karena tanpa diiringi manajemen waktu yang baik, maka sangat rentan bagi sekretaris terhadap menumpuknya pekerjaan yang kurang terorganisasi dengan baik;
- Keputusan untuk menjadi seseorang yang memiliki karir tentunya tidaklah mudah karena ada banyak hal yang dipertaruhkan dalam membagi waktu pekerjaan dan keluarga.
Semakin lama seorang sekretaris menjalani profesinya, maka akan semakin banyak kesalahan yang mungkin akan muncul. Namun hal ini seyogyanya dapat dijadikan pelajaran agar kita dapat menjadi lebih baik kedepannya.
Manajemen waktu sebagai kemampuan yang sangat diperlukan oleh sekretaris dalam melaksanakan seluruh pekerjaan baik yang bersifat rutin, khusus, maupun tugas kreatif secara tuntas dan berkualitas tanpa menghilangkan esensi dari pekerjaan itu.
Kunci dari manajemen waktu adalah perencanaan. Tanpa ada perencanaan matang, seorang sekretaris tidak akan pernah berhasil meraih hasil yang optimal. Meskipun terkesan membosankan untuk menyusun daftar kegiatan, menyisihkan waktu sejenak untuk berfikir mana yang menjadi prioritas untuk dilakukan hari ini dan selanjutnya adalah momen penting untuk mengontrol waktu untuk diri sendiri.
Author / Contributor:
 | Amaliannisa Putri, S.E. Sekretaris Contact: Mail : @siplawfirm.id Phone : +62-21 799 7973 / +62-21 799 7975 |
Baca Juga: Menjadi sekretaris di Firma Hukum