Sekretaris merupakan suatu profesi yang penting serta dibutuhkan oleh organisasi modern, baik dalam ruang lingkup kegiatan yang sederhana hingga industri besar. Profesi ini memiliki tugas membantu manajemen menyelesaikan setiap pekerjaan dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi.
Banyaknya kegiatan yang harus dilakukan oleh pihak manajemen serta keterbatasan waktu seorang pimpinan, peran seorang sekretaris sangat penting untuk membantu pimpinan agar dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Sekretaris merupakan individu yang memikul tanggung jawab dan menjaga agar administrasi dan operasional kantor berjalan dengan baik dan lancar. Dalam kapasitasnya, penting bagi sekretaris untuk mengerti apa yang harus dilakukan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari.
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia atau secretaries/secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia, meskipun berganti pimpinan.
Pengertian sekretaris menurut ahli, “Sekretaris merupakan seorang asisten eksekutif yang harus memiliki kompetensi dan tanggung jawab serta harus memiliki inisiatif untuk bisa mengambil keputusan sesuai lingkup kewenangannya.”
Sedangkan sebutan bagi sekretaris di setiap perusahaan dapat berbeda-beda mengikuti ruang lingkup bisnis dari sebuah perusahaan. Pada kantor/firma hukum, sekretaris biasa disebut Sekretaris Legal atau yang dalam bahasa Inggris sering dinamakan Legal Secretary.
Sekretaris Legal (Legal Secretary) adalah gelar profesional yang diberikan kepada seseorang yang berurusan dengan dokumen dan menyimpan catatan di beberapa lembaga atau organisasi. Lembaga tersebut adalah firma hukum, asosiasi pengacara, gedung pengadilan, dan konsultan hukum. Dalam prakteknya, legal secretary dapat membantu satu orang atau lebih dalam menjalankan pekerjaannya.
Sesuai dengan julukannya, tanggung jawab sekretaris dapat berbeda-beda tergantung di sektor apa dia bekerja. Namun, secara umum seorang sekretaris memiliki tugas dan tanggung jawab mencangkup;
- Tugas rutin, tugas harian yang biasa dilakukan setiap hari, tanpa menunggu instruksi.
- Tugas khusus, tugas atas permintaan pimpinan.
- Tugas istimewa, tugas yang berhubungan dengan keperluan pimpinan.
- Tugas sosial, meliputi urusan rumah tangga perusahaan hingga mengurusi penyampaian ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada pihak terkait.
- Tugas keuangan, mengurus keuangan harian pimpinan.
- Tugas lain seperti tugas resepsionis, tugas insidental atau dadakan, tugas dalam pertemuan bisnis hingga tugas-tugas yang membutuhkan frontliner.
Untuk menjadi sekretaris, seseorang harus memiliki minat dan keahlian di bidang kesekretarisan sesuai tugas dan tanggung jawabnya. Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja cekatan, gesit, pekerja keras, berjiwa tegar, bersikap dewasa, serta memiliki pengetahuan yang luas untuk mendukung kelancaran tugasnya.
Profesi menjadi sekretaris legal harus memiliki sedikit banyak pengetahuan tentang hukum, yang mungkin tidak tercantum dalam peraturan perusahaan. Selain itu, sekretaris yang bekerja di firma hukum harus siap menghadapi lebih dari satu advokat/pengacara dengan kepribadian dan sifat berbeda-beda. Situasi ini memang tidaklah mudah. Namun patut disadari situasi ini akan menjadi pengalaman berharga karena ada pelajaran yang bisa diserap oleh seorang legal secretary seperti;
- Mengetahui banyak produk hukum;
- Ruang lingkup pekerjaan seorang advokat/pengacara;
- Tahapan dari suatu perkara hukum.
Sekretaris dan legal secretary sama-sama memiliki fungsi administratif dan manajerial dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Fungsi-fungsi yang dimaksud itu adalah;
- Mencatat semua kegiatan manajemen, hasil dari pencatatan ini bisa menjadi arsip dan informasi penting di kemudian hari;
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan, dimana ketatausahaan berkaitan dengan kegiatan administrasi tulis-menulis, termasuk dalam hal keuangan dan lainnya;
- Sebagai alat komunikasi perusahaan atau organisasi, hasil dari pengelolaan kesekretariatan ini dapat digunakan sebagai data informasi untuk berbagai kepentingan dan pengambilan keputusan bagi pihak perusahaan;
- Sebagai pusat dokumentasi, kesekretarisan berkaitan dengan pengelolaan berkas-berkas dan kearsipan.
Salah satu dimensi penting dalam sebuah perusahaan adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi. Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam pengawasan dan pemantauan terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta efisiensi dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Tujuan dari pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut di antaranya:
- Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke seluruh pimpinan. Ini bertujuan untuk kelancaran arus informasi antara pimpinan dengan internal perusahaan maupun pihak luar perusahaan. Penundaan distribusi informasi akan berdampak terhadap timeline kerja dan mempengaruhi berbagai pengambilan keputusan.
- Mengamankan rahasia perusahaan, menjaga kerahasiaan atas informasi yang diketahui.
- Mengelola berkas-berkas perusahaan. Mengatur arsip dan dokumen, seperti mengelompokkan arsip, pemeliharaan arsip, serta pemusnahan arsip. Arsip dikelola secara konvensional maupun digital, sehingga memudahkan dalam pemanggilan data informasi.
Peranan sekretaris terhadap kelancaran melaksanakan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangatlah besar. Selain dituntut profesional, sekretaris juga harus memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari.
Menjadi Sekretaris yang berintegritas dan memiliki reputasi memang tidak mudah. Butuh profesionalisme dalam menjalankan profesi tanpa harus mengeluh meskipun banyak yang harus dikerjakannya. Oleh karena itu, penerapan tata kerja efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri seorang sekretaris. []
Author / Contributor:
 | Amaliannisa Putri, S.E. Sekretaris Contact: Mail : @siplawfirm.id Phone : +62-21 799 7973 / +62-21 799 7975 |