Kemajuan teknologi yang kian cepat berkembang ikut merubah cara kerja dan pengelolaan informasi di dalam sebuah bisnis dan organisasi. Perkembangan ini turut dirasakan oleh dunia perkantoran dengan memanfaatkan kemajuan teknologi agar pekerjaan bisa lebih efektif.
Pada perkantoran konvensional umumnya pekerjaan hanya dikerjakan oleh tenaga manusia. Sedangkan pada perkantoran modern tak lagi sepenuhnya mengandalkan tenaga manusia, namun sudah memanfaatkan kemajuan teknologi serta menyusun rencana secara profesional sesuai tuntutan zaman.
Pekerjaan administrasi perkantoran merupakan salah satu bidang yang terkena dampak dari perkembangan teknologi, dan mengharuskan seluruh karyawan mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi digital termasuk profesi sekretaris. Seorang sekretaris diharuskan memiliki kemampuan menggunakan teknologi informasi seperti internet serta teknologi berbasis teknologi.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan langsung dengan pemanfaatan teknologi informasi seperti pengelolaan dokumen, pengelolaan data, dan tugas administrasi lainnya.
Ada sejumlah konsep agar karyawan dapat lebih memahami konsep perkantoran digital. Konsep tersebut antara lain:
- Kolaborasi online
Salah satu manfaat utama perkantoran digital adalah kemampuan untuk berkolaborasi secara online. Dengan menggunakan sejumlah platform seperti video konferensi dan aplikasi berbasis komunikasi, tim dapat berkomunikasi dan berbagi informasi tanpa harus berada di tempat yang sama. Hal ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi meski berbeda lokasi, bahkan di berbagai belahan dunia.
- Pengelolaan dokumen digital
Pergeseran dari dokumen fisik ke dokumen digital telah memudahkan pengelolaan informasi. Dengan sistem manajemen dokumen digital, seluruh dokumen penting dapat dengan mudah diakses, diperbaharui, serta dibagikan dengan sesama rekan kerja. Cara ini akan mengurangi kebutuhan ruang untuk penyimpanan dokumen fisik dan mempercepat proses pencarian informasi.
- Fleksibilitas dalam bekerja
Perkantoran digital memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk bekerja di mana saja. Dengan akses jaringan internet, karyawan dapat mengakses data dan dokumen kantor dari berbagai perangkat seperti laptop, tablet, atau ponsel pintar. Upaya ini juga memungkinkan perusahaan merekrut bakat terbaik dari seluruh dunia perkantoran tanpa batas geografis
- Keamanan informasi
Merupakan salah satu aspek penting dalam perkantoran digital. Perusahaan harus mengadopsi sistem keamanan seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan pembaruan perangkat lunak secara teratur, untuk melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
- Penghematan biaya
Memangkas biaya sewa ruang kantor, biaya utilitas, dan anggaran perawatan gedung. Bekerja jarak jauh memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya perjalanan dan akomodasi.
Kemajuan teknologi digital bisa mempermudah para pelaku usaha dalam mengelola bisnisnya. Ini dikarenakan berbagai pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah. Sistem administrasi juga dapat dilakukan dengan lebih efisien dari segi waktu dan biaya. Bahkan dapat mempermudah kegiatan evaluasi, pelaporan, dan audit.
Walaupun dunia telah berubah, bukan berarti peran sekretaris digantikan oleh teknologi. Sekretaris profesional hendaknya mempersiapkan diri dengan baik, serta mengembangkan kreativitas dan inovasi untuk meningkatkan kemampuannya sehingga dapat berkompetisi sesuai harapan.
Sekretaris ditantang untuk beradaptasi dan menggunakan teknologi sebagai sarana untuk mempermudah dan mendukung pekerjaannya sehingga dapat memberikan hasil yang terbaik. Berikut kemampuan yang harus dimiliki oleh sekretaris di era digital:
- Mampu menjalin relasi dengan Pelanggan lewat Internet;
- Mampu menggunakan berbagai aplikasi terkait internet dan komputer;
- Mampu memanfaatkan internet;
- Mampu memasuki era kantor digital;
- Bekerja dalam lingkungan jaringan;
- Mampu menghindari faktor negatif internet.
Seorang sekretaris harus mampu menghadapi tantangan multitasking dan harus dijaga dengan baik keseimbangannya. Kemajuan teknologi juga akan membawa seorang sekretaris menjaga keamanan data perusahaan sambil mengelola komunitas lintas departemen.
Keterampilan seperti analisis data, manajemen media sosial, dan literasi digital adalah cabang-cabang baru yang tumbuh dan berkembang. Hal ini juga mengharuskan seorang sekretaris terus melatih diri agar lukisan karirnya semakin indah dan penuh warna dalam dunia perkantoran.
Baca juga: Strategi Merger dan Akuisisi Dalam Pengembangan Perusahaan
Author / Contributor:
 | Amaliannisa Putri, S.E. Contact: Mail : @siplawfirm.id Phone : +62-21 799 7973 / +62-21 799 7975 |