Setiap perusahaan memiliki dokumen penting yang perlu dikelola secara sistematis agar tidak hilang ataupun rusak. Pengelolaan dokumen pada perusahaan melibatkan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mengelola dokumen secara efektif sangat penting untuk operasional perusahaan yang efisien, memastikan informasi penting dapat diakses dengan mudah dan aman, termasuk pada Kantor Hukum dan Pelayanan Kesehatan.
Di era digital seperti saat ini, keberadaan sistem pengelolaan yang tepat untuk dokumen Kantor Hukum bukan lagi pilihan, tetapi menjadi sebuah keharusan. Pengelolaan dokumen Kantor Hukum tidak terbatas pada dokumen hukum yang dibutuhkan klien saja, tetapi juga dokumen internal yang berhubungan dengan kelangsungan bisnis yang dijalankan.
Mengelola dokumen hukum adalah proses sistematis untuk menangani, mengatur, dan menyimpan dokumen yang terkait dengan aspek hukum. Ini melibatkan berbagai kegiatan seperti pengumpulan, pengarsipan, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen sesuai dengan standar yang berlaku. Berikut tips mengelola dokumen yang efektif:
- Gunakan peralatan yang tepat agar dokumen tertata dengan rapi
Pilih peralatan yang sesuai dengan kebutuhan. Gunakan lemari besar untuk menyimpan dokumen-dokumen lama dan taruh di ruangan khusus. Sementara itu, lemari kecil digunakan untuk dokumen baru yang sering digunakan.
- Klasifikasikan dokumen dengan jelas dan sistematis
Pisahkan setiap dokumen ke dalam kelompok-kelompok yang relevan. Gunakan pembanding dari setiap dokumen untuk memudahkan karyawan dalam penggunaan dokumen.
- Urutkan dokumen berdasarkan tanggal dan kegunaan
Dokumen ditata ke dalam rak dan lemari. Penataan ini bertujuan supaya karyawan mudah menjangkau setiap dokumen yang dibutuhkan. Dalam penataan dokumen, ada tiga cara efektif yang bisa dilakukan:
- Urutkan dokumen berdasarkan warna agar mudah untuk dilihat;
- Urutkan dokumen berdasarkan tanggal agar mudah dicari;
- Urutkan dokumen berdasarkan kegunaan dari yang sering dan jarang digunakan agar lebih efisien.
- Tetapkan jadwal rutin untuk pemeliharaan dokumen
Dokumen lama dari tahun-tahun yang lalu sudah rapi di dalam lemari dan disimpan di ruangan khusus. Namun, untuk dokumen tahun aktif, biasanya masih berantakan karena selalu ada penambahan dan perubahan. Sangat penting untuk merapikan dokumen secara berkala, buang dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi, kemudian susun ulang dokumen secara berurutan.
- Lakukan digitalisasi dokumen sebagai cadangan
Pemeliharaan dokumen tidak hanya berfokus pada bentuk fisik. Digitalisasi dokumen menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Pencadangan dokumen dalam bentuk digital penting untuk mengurangi risiko kehilangan berkas fisik.
Dokumen hukum dan dokumen medis memiliki perbedaan mendasar dalam fokus dan tujuannya. Dokumen hukum berkaitan dengan aspek hukum dan peraturan, sementara dokumen medis berfokus pada informasi kesehatan pasien.
Dokumen medis atau rekam medis merupakan sebuah dokumen yang pasti ada dalam sebuah organisasi kesehatan khususnya yang melayani pasien seperti rumah sakit dan sejenisnya. Rekam medis merupakan dokumen yang berisikan catatan dan dokumen mengenai informasi pasien yaitu, identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan serta pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Mengelola dokumen medis atau rekam medis, melibatkan proses mulai dari penerimaan pasien hingga penyimpanan dokumen, baik secara fisik maupun digital.
Tujuan dari adanya rekam medis ini adalah untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit dalam tertib administrasi sebagai alur penyedia penampung dan penyedia informasi mengenai pasien yang terdaftar dalam sebuah instansi kesehatan. Dalam rekam medis dikenal aspek ALFRED, yaitu:
- Administration, semua dokumen rekam medis memiliki nilai administrasi karena menyangkut pelaksanaan pengelolaan sumber daya dan tanggung jawab sebagai tenaga medis untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam konteks pelayanan kesehatan, administrasi mendukung perencanaan dan pengembangan kegiatan guna mencapai tujuan bersama, seperti meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan pasien.
- Legal, dokumen rekam medis sudah pasti memiliki nilai hukum yang kuat sehingga bisa digunakan dalam sebuah persidangan sebagai sebuah alat bukti yang sah karena berisi jaminan kepastian yang terkait dengan pelayanan pasien.
- Financial, sebagai sebuah pelayanan yang berjenjang dokumen rekam medis menyimpan semua pengobatan apa saja yang telah dilakukan pada seorang pasien dan berapa banyak konsumsi obat tersebut serta tindakan-tindakan yang telah dilakukan oleh pihak rumah sakit, oleh karena itu bisa digunakan sebagai referensi informasi yang terkait dengan aspek finansial.
- Research, karena hampir sebagian besar informasi yang terdapat dalam sebuah dokumen rekam medis menyangkut informasi mengenai riwayat pengobatan, maka dapat digunakan sebagai rujukan ataupun penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
- Education, data yang ada di dokumen rekam medis memuat informasi kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi kesehatan, yang dapat digunakan sebagai bahan referensi, bahan pengajaran di bidang pendidikan kesehatan.
- Documentation, sebagai pertanggungjawaban rumah sakit kepada seorang pasien, dokumen rekam medis dapat diposisikan sebagai alat dokumentasi pelayanan rumah sakit jika dikemudian hari ditemukan masalah maka dokumen rekam medis dapat dijadikan rujukan untuk memverifikasi beberapa hal yang telah dilakukan.
Dalam sebuah pengelolaan dokumen rekam medis terdapat unit yang mempunyai tugas dan kewajiban masing-masing dalam memastikan dokumen rekam medis telah sesuai dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, unit-unit tersebut antara lain:
- Assembling – Unit penciptaan dokumen
Mempunyai peran dan fungsi bertugas untuk memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, meneliti isi data rekam medis dan juga menciptakan dokumen rekam medis sebelum akhirnya disimpan, baik secara fisik maupun digital.
- Coding – Unit pembuat code
Memiliki fungsi utama untuk membuat kode dalam format huruf, angka atau kombinasi antara keduanya untuk menciptakan sebuah kode yang mewakili komponen data dalam dokumen rekam medis yang akan disimpan.
- Indexing – Unit pembuatan index dokumen
Dalam pembuatan tabulasi berdasarkan kode yang telah diproduksi harus dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu, indexing harus mampu menemukan metode pembuatan indeks dokumen yang paling mudah digunakan oleh unit kerja rumah sakit lainnya.
- Filling – Unit pengisian
Setelah rekam medis selesai digunakan dan masa retensinya telah habis, maka unit filling bertugas untuk menyimpan retensi dan juga pemusnahan rekam medis. Unit ini juga memiliki tugas untuk memastikan agar informasi yang terdapat di dalam dokumen telah lengkap, sehingga memudahkan penemuan kembali informasi.
- Analyzing and Reporting – Unit analisis dan pelaporan
Unit terakhir dalam tata kelola rekam medis adalah unit analisis dan juga pelaporan, yang memiliki tugas utama untuk menganalisa dan juga melaporkan sistem rekam medis yang digunakan.
Assembling dan filling rekam medis adalah proses penting dalam pengelolaan dokumen medis. Dengan pengelolaan yang baik, Pelayanan Kesehatan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko kesalahan, dan mendukung transformasi digital.
Dengan pengelolaan dokumen hukum dan dokumen rekam medis yang efektif, baik Kantor Hukum ataupun Pelayanan Kesehatan dapat mengurangi risiko kehilangan, kerusakan informasi penting, dan dapat meningkatkan produktivitas.***
Author / Contributor:
 | Amaliannisa Putri, S.E. Contact: Mail : @siplawfirm.id Phone : +62-21 799 7973 / +62-21 799 7975 |