Dalam firma hukum, arsip bukan sekadar dokumen administratif yang “disimpan untuk berjaga-jaga”. Semua dokumen administratif memiliki nilai penting, baik sebagai dasar analisis, bukti pendukung argumentasi, maupun bentuk akuntabilitas profesional firma hukum. Oleh karenanya, pengelolaan arsip yang tertata rapi bukan hanya menciptakan keteraturan kerja, tetapi juga memengaruhi kualitas layanan dan reputasi firma.
SIP Law Firm, dengan jumlah lawyer yang cukup banyak dan menangani beragam jenis perkara, tentu menghadapi tantangan pengarsipan yang kompleks. Semakin banyak perkara yang ditangani, semakin besar volume arsip yang dihasilkan dan semakin tinggi risiko dokumen tumpang tindih, tercecer, hilang, atau sulit ditelusuri. Di sisi lain, firma hukum tidak bisa menunda kebutuhan dokumen, sebab dalam praktiknya, dokumen kerap dibutuhkan secara cepat, tepat, dan harus ditemukan pada waktu yang “mendesak”. Karena itu, pengelolaan arsip idealnya harus berjalan melalui alur yang jelas dan harus memiliki standar tata kelola yang dapat dipertanggungjawabkan.
Memahami Jenis-jenis Kesalahan dalam Pengelolaan Arsip
Kesalahan dalam pengelolaan arsip di firma hukum umumnya tidak terjadi karena satu faktor tunggal, melainkan gabungan antara Sumber Daya Manusia (SDM) dan sistem pengarsipan yang belum berjalan konsisten. Dalam praktik sehari-hari, beberapa bentuk kesalahan yang kerap muncul dan paling berdampak antara lain:
- Klasifikasi dokumen yang tidak tepat dan inkonsisten
Kesalahan yang paling utama adalah ketika dokumen disimpan tanpa struktur klasifikasi yang jelas atau klasifikasinya berubah-ubah tergantung pada siapa yang menyimpan. Misalnya, satu dokumen perjanjian klien disimpan pada folder “Kontrak”, sementara dokumen sejenis untuk klien disimpan dalam folder lain, atau bahkan terselip di antara dokumen-dokumen lain.
- Standar penamaan file atau folder yang tidak seragam
Kesalahan lain yang kerap terjadi adalah penamaan dokumen yang tidak seragam dan tidak mengikuti pola yang baku. Dalam praktiknya, satu jenis dokumen bisa diberi nama berbeda-beda, misalnya ada yang menulis “Surat Kuasa”, sebagian menyingkatnya menjadi “SK”.
Sekilas memang terasa praktis dan mudah dimengerti oleh pembuatnya, namun dalam sistem pengarsipan hal ini justru menimbulkan persoalan serius, yakni dokumen menjadi sulit ditelusuri melalui fitur pencarian, dan firma kesulitan memastikan mana versi dokumen yang paling terbaru serta valid. Karena itu, konsistensi dalam penamaan file dan folder menjadi aspek yang krusial. Penamaan dokumen pada dasarnya berfungsi sebagai “alamat” yang memandu proses pencarian dan penelusuran arsip.
- Terdapat ketidaksesuaian dalam pencatatan peminjaman arsip fisik
Di banyak kantor hukum, arsip fisik masih sering digunakan untuk dokumen tertentu yang membutuhkan tanda tangan basah, materai, atau dokumen asli yang harus ditunjukkan saat dibutuhkan. Masalahnya, arsip fisik rentan dipinjam lalu lupa dikembalikan, atau berpindah tangan tanpa catatan. Akibatnya, ketika dokumen dibutuhkan, tim harus menelusuri dokumen tersebut dan ini jelas membuang waktu serta meningkatkan risiko kehilangan permanen.
- Adanya duplikasi dokumen dan versi yang tumpang tindih
Duplikasi dokumen umumnya terjadi akibat tidaknya terdapat mekanisme kontrol versi yang jelas dan terstandarisasi. Pada praktiknya, satu dokumen perjanjian dapat berkembang menjadi banyak versi dengan penamaan yang tidak terstruktur. Kondisi ini pun meningkatkan risiko kesalahan operasional, mulai dari pengiriman dokumen yang keliru kepada klien, pengutipan ketentuan yang tidak lagi berlaku, hingga penggunaan versi dokumen yang salah dalam persiapan persidangan.
- Penyimpanan arsip fisik tanpa standar pemeliharaan
Berdasarkan pengalaman praktis, kesalahan pengelolaan arsip lebih sering terjadi pada arsip fisik karena mudah rusak oleh lingkungan, seperti lembap, debu, tumpahan air, atau penyimpanan yang tidak sesuai standar. Selain itu, arsip fisik juga sering menumpuk tanpa penyusutan, sehingga ruang penyimpanan semakin sempit dan pencarian makin sulit dilakukan secara manual.
Baca juga:
Dampak Kesalahan Pengelolaan Arsip terhadap Efektivitas Kerja di Firma Hukum
Sistem pengelolaan arsip yang tidak tertata bukan sekadar persoalan kerapian administratif, melainkan dapat menimbulkan dampak langsung terhadap efektivitas dan produktivitas kerja di firma hukum. Dalam lingkungan kerja legal yang dinamis, akses dokumen harus berjalan cepat, tepat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Ketika arsip tidak tersusun dengan baik, mulai dari penamaan file yang tidak konsisten, klasifikasi yang tumpang tindih, hingga register yang tidak lengkap, proses penelusuran dokumen dapat memakan waktu lama, bahkan berjam-jam. Kondisi ini bukan hanya menghambat aktivitas operasional harian, tetapi juga mengganggu ritme kerja tim secara keseluruhan.
Bagi para lawyer, keterlambatan menemukan dokumen merupakan hambatan yang bersifat krusial. Dokumen yang tidak segera tersedia dapat memperlambat persiapan kasus, mengganggu penyusunan strategi hukum, serta menunda proses pengambilan keputusan yang membutuhkan dasar dokumen yang akurat. Dalam situasi tertentu, ketidaksiapan dokumen juga berpotensi mengganggu jadwal persidangan atau tahapan penting dalam penanganan perkara.
Lebih jauh, pengarsipan yang tidak rapi akan meningkatkan inefisiensi kerja, sebab waktu produktif lawyer dan staf pendukung tersita untuk aktivitas pencarian dokumen, alih-alih digunakan untuk analisis hukum yang substansial. Risiko lain yang tidak kalah serius adalah kemungkinan kehilangan arsip atau penggunaan dokumen yang keliru, misalnya salah versi draft perjanjian, salah lampiran, atau penggunaan dokumen yang belum final. Kesalahan semacam ini dapat memicu kekeliruan strategi hukum, menurunkan kualitas layanan, bahkan membuka peluang sengketa baru akibat dokumen yang tidak sesuai dengan posisi hukum atau kesepakatan terbaru.
Secara normatif, urgensi ketersediaan arsip yang telah tertata ditegaskan dalam Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (“UU Kearsipan”), khususnya pada huruf b yang menyatakan bahwa:
“Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.”
Dengan demikian, kelalaian dalam pengelolaan arsip di firma hukum bukan hanya berdampak pada kelancaran kerja internal, tetapi juga dapat memengaruhi akuntabilitas profesional firma, ketepatan layanan hukum yang diberikan, serta tingkat kepercayaan klien terhadap kualitas dan kesiapan firma dalam menangani perkara.
Baca juga: Pentingnya Pemberkasan Arsip Bagi Kantor Firma Hukum
Solusi dan Best Practice Pengelolaan Arsip di Firma Hukum
Untuk menghindari kesalahan dalam pengelolaan arsip, langkah paling mendasar yang perlu dilakukan oleh firma hukum adalah menumbuhkan konsistensi dan kesadaran kolektif bahwa arsip merupakan aset strategis yang memiliki nilai administratif, operasional, dan hukum. Kesadaran ini harus diterjemahkan ke dalam kebijakan internal yang konkret, terutama melalui penyusunan dan penerapan SOP pengelolaan arsip yang jelas, mudah dipahami, dan dijalankan secara disiplin oleh seluruh lawyer maupun staf pendukung. Tanpa disiplin dan kepatuhan terhadap SOP, sistem pengarsipan yang baik sekalipun tidak akan berjalan efektif.
Sebagai praktik terbaik, firma hukum perlu menerapkan standarisasi klasifikasi dan penamaan arsip, baik untuk arsip fisik maupun digital, dengan format yang seragam berdasarkan nomor perkara, nama klien, jenis dokumen, serta periode waktu tertentu. Standardisasi ini perlu diimbangi dengan alih media arsip dari bentuk fisik ke digital, yang terbukti efektif dalam mengurangi penumpukan dokumen, mempercepat proses penelusuran, serta meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan arsip akibat faktor lingkungan dan keterbatasan ruang penyimpanan.
Selain itu, penerapan jadwal retensi arsip dan penyusutan secara berkala menjadi bagian penting dari sistem pengelolaan arsip yang sehat dan berkelanjutan, sejalan dengan prinsip pengelolaan arsip dinamis dan statis sebagaimana diatur dalam UU Kearsipan serta peraturan teknis Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (“Peraturan ANRI 9/2018”).
Di SIP Law Firm, pengelolaan arsip dijalankan dengan mengacu pada skema alur kearsipan yang terstruktur, yang mencakup tahapan penciptaan arsip, penggunaan (arsip aktif), pemeliharaan, hingga penyusutan arsip (inaktif atau statis), beserta langkah-langkah teknis turunannya.
Sejalan dengan kerangka regulasi kearsipan yang berlaku, SIP Law Firm menerapkan sistem klasifikasi arsip berdasarkan jenis dokumen, tahun, nama klien, dan topik atau perkara, yang penataannya disesuaikan dengan standar penyimpanan. Konsistensi dalam penamaan file, folder, dan ordner, serta penyusunan register arsip yang lengkap dan terintegrasi menjadi elemen penting untuk mempermudah proses penelusuran dokumen, mencegah tumpang tindih arsip, serta memastikan pengendalian akses dokumen berjalan secara terukur guna mendukung efektivitas kerja para lawyer.
Pengelolaan arsip menjadi pilar utama dalam mendukung operasional firma hukum yang profesional. Berbagai kekeliruan yang kerap terjadi, seperti klasifikasi dokumen yang tidak seragam, absennya sistem pengarsipan yang terstruktur, hingga rendahnya kedisiplinan SDM dapat menurunkan efektivitas kerja sekaligus menimbulkan risiko yang merugikan bagi klien maupun firma. Sebaliknya, melalui penerapan SOP kearsipan yang selaras dengan regulasi nasional, standardisasi penamaan dokumen, pemanfaatan sistem digital, serta evaluasi secara berkala menjadikan firma hukum dapat meminimalkan risiko tersebut dan memastikan arsip tetap tertata, aman, serta terkelola secara berkelanjutan.***
Baca juga: Strategi Menjaga Efisiensi, Kepatuhan, dan Kepercayaan dengan Penyusutan Arsip
Daftar Hukum:
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (“UU Kearsipan”).
- Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (“Peraturan ANRI 9/2018”).